I Norge og resten av verden er vi nå inne i vår vanskeligste krise siden 2. verdenskrig. Hvordan påvirker dette prosjektene for Avella og hvordan endrer dette måten vi jobber med prosjektledelse på?

Avella har i dag noen av de største integrasjonsprosjektene i Norge, og har som mange andre jobbet hjemmefra de siste 7-8 ukene. Noen av de viktigste erfaringene vi har gjort oss i denne tiden er knyttet til riktig bruk av verktøy, god struktur, kommunikasjon og fokus på å opprettholde kulturen vår. Flere av våre ansatte opplevde at det var tøft med hjemmekontor de første ukene, men jobber nå mer effektivt og trives godt. Andre savner kolleger og omgang med andre mennesker mer og mer. Vi gjør alle det beste vi kan i en vanskelig situasjon.

Vi har gjort oss noen nye erfaringer den siste tiden, og kommet frem til 10 bud vi forsøker å etterfølge. Dette har hjulpet oss i å levere minst like gode resultater som før, fra hjemmekontoret. Vi har også klart å beholde mye av den sosiale profilen vi har, gjennom blant annet Kahoots!,  fredagspils via Hangouts, vitsestafett, frokostleveringer på døra og noen kaffemøter 1-til1.

Som prosjektleder har det vært en hektisk periode med langt flere møter og mer koordinering enn vanlig, og vi har laget en oversikt, som gjør det noe enklere å være prosjektleder og medarbeider i Avella under lockdown. Vi kaller det "Hjemmekontor. Helt enkelt".

Google Hangout, Avella

1. Hjemmekontoret

Det første du bør gjøre er å finne et fast arbeidsområde der du bor, gjerne avskjermet, slik at du kan jobbe uten mange forstyrrelser. Ideelt sett bør du jobbe i et eget rom med lukket dør, men det vet vi ikke er en mulighet for alle. Invester gjerne i riktige møbler. Et skrivebord og en ergonomisk arbeidsstol er å foretrekke fremfor ryggsmerter etter ugunstige arbeidsstillinger i sofaen med laptopen i fanget. Hold arbeidsplassen ren og ryddig. Finn et sted med en bakgrunn som egner seg til videomøter. I Avella sørget vi for at alle som ønsket det fikk stoler, ekstra skjermer og utstyr levert på døra første uken etter at Norge stengte.

2. Organiser

Ha pc, notatblokk, penn, telefon og ladere på plass. Om du oppholder deg et sted med mye støy og uro, invester i et par hodetelefoner med støydemping. Bli enig om hvem som følger opp barnas hjemmeskole og når, for å begrense forstyrrelser mens du jobber. Dette er forhåpentligvis noe enklere nå som barnehage og småskolen er i gang igjen. Ha oversikt over dagen din, gjerne ved hjelp av en listeapp, og kom inn i gode rutiner allerede fra morgningen av.

3. Bruk tilgjengelig teknologi

Lær deg å bruke teknologien som er tilgjengelig for din organisasjon. Bruk verktøy som for eksempel Teams, Zoom eller Hangouts til videomøter, og Slack eller lignende for chat/meldinger. Det kan være en fordel å bruke kamera i møtene, slik at man får en sterkere følelse av direkte samhandling, selv om man sitter hjemme. Et prosjektstyringsverktøy hjelper deg med å oppnå teamresultater, mens en listeapp eller en Trello kan hjelpe deg med organisering av dagen din. Snakk med IT-avdelingen for å få hjelpen du trenger.

4. Planlegg arbeidsflyten

Kom inn i gode morgenrutiner - de samme som om du skulle ha reist på kontoret. Planlegg arbeidet. Lag en liste over det du skal gjøre og prioriter prosjektene. Sett av litt tid mellom møter til forberedelser, til å løse uforutsette ting eller ta tak i nye oppgaver som dukker opp. Forsøk å ferdigstille en oppgave før du starter på neste. Multi-tasking og hyppige bytter har vist seg å være lite produktivt.

Organiser, prioriter, Avella

5. Kommunikasjon, kommunikasjon og kommunikasjon

Nøkkelen til suksess som prosjektleder ligger i å prioritere kommunikasjon. Teamet og manageren din trenger å vite at du er tilgjengelig og tar hjemmekontor på alvor. Forsøk å ta kontakt med kollegene dine via video eller chat, fremfor å sende e-post. Be om regelmessige evalueringer fra lederen din og få tilstrekkelig med ansiktstid med ham/henne. I Avella jobber vi smidig og kjører standup både morgen og ettermiddag.

6. Blokker og prioriter

Den største utfordringen med hjemmekontor kan være andre menneskers tilstedeværelse, som forstyrrer og stjeler fokus. Forsøk å blokker ut distraksjoner, bli enig om det grunnleggende. Lat som om du ikke er hjemme i arbeidstiden. Et tips kan være å redusere antall varsler i både nettleseren og på mobilen. Ha kaffekannen og snacksbollen tilgjengelig på skrivebordet, så unngår du å reise deg for ofte. 

7. Kalender

Vær forpliktet til dine leveranser. Unngå husarbeid og private ærend i arbeidstiden, bortsett fra i planlagte pauser. Ikke misbruk hjemmekontor ved å være utilgjengelig, da går du på akkord med din profesjonelle respekt. Hold kalenderen oppdatert til en hver tid.

8. Planlegg distraksjoner

Hva som var ufarlige SoMe-distraksjoner på kontoret, kan fort bli produktivitetsdrepere på hjemmekontoret, der du ikke har kolleger som drar deg ut av scrolle-fellen. Legg inn planlagte distraksjoner i løpet av dagen. 10 minutter morgenkaffe og nyheter. 15 minutter SoMe-pause etter lunsj. 10 minutter kaffe og scrolling klokken 14 - hva som måtte passe deg.

9. Vaklende fokus

Ikke forvent å være superproduktiv og fokusert hele dagen. Vi er i en unntakstilstand, og alle gjør så godt de kan. Det vil ikke være sånn for alltid. For å knekke produktivitetskoden, planlegg gjerne de tøffeste oppgavene om morgningen. Lag en liste over det du skal gjøre og prioriter. Arbeid gjerne i bolker på 25 minutter, så 5 minutter der du går litt rundt - den såkalte Pomodoro-teknikken. Bruk gjerne musikk eller annen bakgrunnslyd som hjelper deg å holde fokus. En mager trøst er at det iallefall ikke dukker opp overraskende besøk på døren og tuller til dagsplanen.

10. Ut på tur, aldri sur

Ta pauser og få deg litt frisk luft. Ikke sitt alt for lenge stille. Hodet fungerer bedre med noen korte lufteturer i løpet av dagen. Kanskje har du noen telefonmøter? Vurder om disse kan kombineres med en gåtur. Vinn-vinn når du kan kombinere kreativitet, jobb og fysisk aktivitet. Har du i tillegg barn hjemme, er det sunt for alle å kjenne litt sol, regn eller vind i ansiktet. Husk bare at virus også smitter utendørs, så følg rådene fra helsemyndighetene og hold avstand til andre.

Ut på tur, Avella

Hjemmekontor. Helt enkelt.

Hjemmekontor blir mer og mer vanlig, og i enkelte tilfeller som nå, helt nødvendig. Teknologien utvikler seg, og det blir stadig enklere å jobbe digitalt. Utfordringen for de fleste er å holde fokus og fortsatt føle seg som en del av teamet, i tillegg til at behovet for koordineringsmøter øker. Ved å finne en god arbeidsplass i hjemmet, planlegge tiden din og redusere forstyrrelser, samt komme seg litt ut i frisk luft, kommer man et stykke på vei. Kombiner dette med videomøter, også av den sosiale arten, så holder man bedre kontakt med omverdenen. Det er hjemmekontor. Helt enkelt.