Hvorfor mislykkes mange organisasjoner med integrasjon?

Skrevet av Pål Løberg

Mange integrasjonsprosjekter kan virke relativt ukompliserte, men det betyr ikke at de vil være uten utfordringer. Grunnen til at mange mislykkes med sin integrasjonsstrategi skyldes ikke nødvendigvis hvilke verktøy eller hvilken plattform man bruker. De virkelige årsakene er ofte knyttet til ledelsesspørsmål rundt integrasjon.

Vi har gjennom 15 år jobbet med både små og store integrasjonsprosjekter, og gjort oss noen tanker og erfaringer rundt hvorfor noen lykkes og andre ikke. La oss ta en titt på de forskjellige problemene, som kan relateres til ledelse og kan føre til at integrasjon mislykkes.

1. Undervurdere kompleksitet

Den enkleste måten å feile i et integrasjonsprosjekt, er å ignorere kompleksiteten knyttet til prosessene de integrerte systemene håndterer. Personer som ikke kjenner eller forstår de involverte forretningsprosessene, kan lett overse svært viktige detaljer. Vi kan ikke få understreket sterkt nok viktigheten av å forstå dagens prosess (AS-IS), utfordringer med denne og forankring rundt endringer (TO-BE).  Dette vil igjen føre til feilaktig planlegging og manglende forståelse av omfang av prosjektet. Dette er garantert en oppskrift på å mislykkes.

2. Overvurdere egen kompetanse i organisasjonen

Vi har alle en tendens til å overvurdere våre egne evner til å gjøre ting som vi egentlig ikke er så godt kjent med. I næringslivet er dette et kjent problem, og det er på ingen måte begrenset til integrasjoner. Dette kombinert med ovennevnte forenkling av kompleksiteten vil øke risikoen for å mislykkes betydelig.

Mange selskaper har en tendens til å «bare gå ut og kjøpe» et integreringsverktøy med den forutsetning at de vil kunne bruke det out of the box, med minimal opplæring. I virkeligheten eier de da et dyrt verktøy de ikke er i stand til å bruke. Det er litt som å bruke powerpoint, og forvente at presentasjonen er ferdig med organisasjonsspesifikt innhold. Dessverre opplever mange at de sitter igjen med en god integrasjonsplattform som ikke benyttes, og det er begrenset med kompetanse å finne i markedet.

3. For mye fokus på teknisk integrasjon

Målet med integrasjon bør ikke kun være en teknisk løsning som gjør det mulig for de ulike IT-systemene å utveksle informasjon seg imellom. Et slikt fokus vil ofte føre til en overdreven kartlegging og integrasjonsrammeverket blir for komplekst og vanskelig å skalere.

Ved oppstart av et integrasjonsprosjekt bør man sørge for gjensidig forståelse mellom alle interessenter, samt enighet rundt hva man faktisk skal oppnå. Når alle har en felles forståelse av ønsket resultat, legger det et grunnlag for prosessendringer som gir en økt verdi. Plutselig integrerer du ikke bare ulike systemer, du forbedrer også grunnleggende forretningsprosesser.

4. Mangel på tydelig ansvar

Integrasjonsprosjekter har i mange tilfeller flere interessenter fra ulike deler av organisasjonen, ofte med motstridende interesser og krav. Innovasjonsteamet kan ha helt andre behov enn for eksempel finans, og den “vanskelige” IT-avdelingen sitter i midten og prøver å gjøre alle fornøyde, uten egeninteresse av selve integrasjonsprosjektet.

Alle organisasjoner bør ha en tydelig eier som har det helhetlige ansvaret for bedriftens IT og integrasjonsstrategi. Før et integrasjonsprosjekt settes i gang er det avgjørende at personen som til syvende og sist sitter med ansvaret, har kontroll og setter føringer. Denne personen må ha myndighet til å ta de endelige beslutningene mellom motstridende interesser i tråd med selskapets strategi.

5. Konstante endringer

I dagens systemlandskap ser vi en stadig økende endringstakt og fleksible løsninger er ikke lenger et ønske, men et krav. Selskapene må være raskt tilpasningsdyktige i en stadig mer utfordrende digital markedsplass. Likevel er mange integrasjonsprosjekter utformet for å løse en spesifikk utfordring på et enkelt tidspunkt.

Å bruke fossefall-metoden for å designe integrasjonsløsninger i detalj er ikke en gunstig leveransemetode, ettersom den hurtige endringstakten gjør designene utdatert før de er implementert. For å lykkes med integrasjonsprosjekter trenger du en smidig leveransemetodikk som gjør at endringer håndteres umiddelbart og dynamisk gjennom hele prosjektet.

6. "APIer løser alt!"

APIer (Application Programming Interface) er kodede grensesnitt som gjør det mulig for systemer og applikasjoner å hente og utveksle data på en kontrollert måte. Med APIer kan man på en sikker måte dele informasjon mellom applikasjoner internt, med partnere/leverandører eller åpent over internett. Værdata, trafikkmeldinger og allergener er eksempler på data man kan finne via offentlige APIer.

Mange organisasjoner publiserer et eller flere APIer med den hensikt å forenkle samhandling med partnere og kunder, og de ser på APIer som selve løsningen på integrasjonsproblemene. Uten en tydelig API Management-strategi vil ikke dette gi ønsket resultat.

Dette oppsummerer mye av API-problematikken. Hvis du ikke har kontroll på data og egne APIer, kan du heller ikke forvente at andre forstår hvordan de kan brukes.

7. Manglende integrasjonskompetanse

Det er ingen hemmelighet at en av de viktigste suksessfaktorene for et prosjekt er å involvere integrasjonseksperter tidlig i prosjektet. Disse er sjelden vare og har en ettertraktet spisskompetanse. Teknisk kunnskap og ekspertise er alene ikke er nok til å gjøre prosjektet til en suksess. 

Integrasjonseksperter er arkitekter som hjelper til med å designe det best mulige integrasjonsrammeverket for din organisasjon. Du trenger noen som har kunnskap og forståelse om de ulike forretningsprosessene og som kan veilede deg gjennom de komplekse kravene som er involvert. Det må være fokus på løsninger som gagner hele bedriften, løsninger som er gjenbrukbare på tvers av forretningsenhetene og som det er enkelt å vedlikeholde. Å finne disse ekspertene har vist seg å være vanskelig, selv for store IT-selskaper, og det er enda vanskeligere for selskaper som ikke har IT som sin kjernevirksomhet.

8. "Beskytte sin egen tue"

Merkelig nok havner integrasjonsprosjekter ofte i trøbbel på grunn av de samme problemene de er ment å løse; nemlig tilgang til data fra andre systemer. "Eierne" av ulike systemer vegrer seg for å gi tilgang til og dele dataene med andre interessenter i samme organisasjon. Det kan være mange årsaker til dette, men vi ser at det ofte skyldes frykt for å miste kontroll, uavhengighet, sin betydning i organisasjonen og manglende oversikt over «egen» data. Dette problemet blir enda mer tydelig når det skal integreres med en tredjepart.

For at et integrasjonsprosjekt skal overvinne disse utfordringene, trenger man sterk støtte fra toppledelsen i selskapet, som kan overstyre proteksjonistiske innvendinger som måtte oppstå underveis.

9. "Vi gjør alt selv"

Et av de mer vanlige problemene vi møter i våre integrasjonsprosjekter, er motstanden fra ulike interne interessenter. Den mest typiske av disse er den interne IT-avdelingen. Det IT kan glemme er at integrasjon ofte kun er en muliggjører for et større prosjekt trigget av et forretningsbehov.

IT har en tendens til å glemme sin rolle som støtteorganisasjon, og de ser det som sitt ansvar å fungere som driver for integrasjonsprosjektene. Dette fører lett til et argument fra IT-avdelingen om at "Vi kan gjøre dette bedre selv". Den gjennomsnittlige IT-avdelingen har imidlertid ikke den nødvendige kompetansen som skal til for å kjøre et komplekst, omfattende integrasjonsprosjekt. Vår erfaring er at organisasjonen kaster bort 6-12 måneder, før de innser at de ikke kan gjøre dette selv.

10. Prosjekt mangler plan og eierskap

Når en organisasjon starter opp et storstilt integrasjonsprosjekt, føler de ofte at de har skapt et monster. Ulike meninger og for mange aspekter å ta hensyn til, kan få ledelsen til å stille spørsmål ved gjennomføringen av hele prosjektet. I en stor blokk kan et integrasjonsprosjekt være ganske overveldende, og til slutt ender kanskje organisasjonen med å ikke gjøre noe som helst. De aksepterer at systemene og forretningsprosessene deres forblir suboptimale.

Et godt designet integrasjonsprosjekt deles opp i flere mindre delprosjekter med en tydelig ledelse, mål og frister. Hvert enkelt delprosjekt har et definert mindre omfang og tydelige forventede resultater. Dette gjør det mulig å vise at prosjektet leverer verdi og det er mulig å omprioritere ved behov underveis. Denne tilnærmingen reduserer også den generelle risikoen knyttet til prosjektet.

Hvordan lykkes?

Selv om integrasjonsprosjekter er ganske krevende, er fordelene de gir uten tvil store. Organisasjoner bør ikke bli skremt av de ovennevnte mulige årsakene til å mislykkes, men ganske enkelt ta de med i betraktning før man starter et integrasjonsprosjekt. For oss i Avella er dette “Integrasjon. Helt Enkelt”