Onboarding. Helt enkelt.

Skrevet av Kjetil Svihus

En onbordingprosess er omfattende og kan legge beslag på store ressurser. Risiko for feil og mangler på grunn av menneskelige feil skjer stadig vekk. Hvor frustrerende kan det ikke være når du kommer til en ny arbeidsplass, så må du vente i dagevis på tilganger og utstyr når man helst bare vil komme i gang?

Hva er onboarding?

Onboarding er en prosess som skal sørge for at din nye medarbeider kommer inn i arbeidsplassen sine rutiner og forventninger. Målet med onboarding er at den ansatte skal forstå sin nye rolle og bli kjent med sine kolleger. Dette er en prosess som normalt varer fra første arbeidsdag og ut prøvetiden. Onboarding er mer enn bare introduksjon, omvisning og bestilling av tilganger.

“Det er 69% større sannsynlighet for at en ansatt som deltar i et organisert onboardingprogram blir værende i virksomheten opp til tre år, enn en ansatt som ikke deltok i et slikt program.“

-Bauer 2010

Onboardingprosessen

Onboardingprosessen kan være krevende og legge beslag på store ressurser i virksomheten. Vi i Avella har derfor valgt å jobbe for å automatisere denne prosessen. Ved bruk av automatiserte prosesser vil vi kunne gi den nyansatte brukernavn, passord, filer, tilganger og nøkler ved et klikk. Dette gjør at man effektivt kan sette i gang onboardingprosessen på samme tid som den nyansatte starter, eller tidligere. 

Hvorfor bør vi automatisere prosessen?

Dersom bedriften har en godt automatisert onboardingprosess, vil den nyansatte bli mer trygg og raskere kunne operere selvstendig. Det første møtet med selskapet er viktig, og dersom nye kolleger blir tatt i mot på en effektiv og god måte vil det gi et mye bedre inntrykk av bedriften. 

Ved å automatisere flere prosesser sparer vi både tid og penger, tid som heller kan brukes til å engasjere seg i den nye ansatte. 

Dersom denne prosessen skjer manuelt, kan det fort bli ulik mottagelse av nyansatte, alt ettersom hvor travelt HR-teamet har det. Dette eliminerer man ved en automatisering. Da vil alle få lik mottagelse og samme informasjon. I tillegg til at ansatte ved manuell behandling kan få ulik mottagelse, kan det skje menneskelig feil, som at enkelte aktiviteter uteglemmes. 

Hvordan kan vi automatisere onboardingprosessen?

Enkelt forklart er automatisering av arbeidsprosesser et begrep for at aktiviteter som tidligere har blitt gjennomført av mennesker, nå gjøres automatisk av teknologi. Det er lett på tenke at automatisering bare minimerer administrative oppgaver, men det er mye mer enn det. 

For å automatisere onboardingprosessen er det viktig å sette opp alle aktiviteter i denne prosessen og ha god oversikt over stegene som skal utføres, og rekkefølgen på disse. 

Hva gjør vi?

Vi i Avella har valgt å bruke IBM Cloud Pak for Business Automation for å bygge vår onboardingprosess. Her bygger vi en applikasjon som følger en nyansatt fra ansettelsesavtalen er signert til prøvetiden er ferdig. Vi vil automatisere aktiviteter som opprettelse av ansatt i HR-systemer, opprette bruker og styre tilganger til interne systemer, som Workplace og timeregistrering. I tillegg vil vi benytte løsningen til å dele opplæringsaktiviteter og sikre at disse blir gjennomført.